住房保障檔案管理辦法

【發(fā)布單位】中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

【發(fā)布文號】建保[2012]158號 
【發(fā)布日期】2012年11月06日
【生效日期】2013年01月01日

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于印發(fā)《住房保障檔案管理辦法》的通知

各省、自治區(qū)住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳，北京市住房城鄉(xiāng)建設(shè)委，天津市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委、國土資源房屋管理局，上海市城鄉(xiāng)建設(shè)交通委、住房保障房屋管理局，重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)委、國土資源房屋管理局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團建設(shè)局：

為加強住房保障檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范住房保障檔案管理工作，我部制定了《住房保障檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

2012年11月6日

住房保障檔案管理辦法

第一章　總　則

第一條　為加強和規(guī)范住房保障檔案管理，確保其完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和住房保障政策法規(guī)，結(jié)合住房保障工作實際，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條　住房保障檔案應(yīng)當(dāng)真實完整記錄住房保障實施情況，全面客觀反映住房保障管理狀況。

第四條　住房保障檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類指導(dǎo)。各級住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)加強對住房保障檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，并組織實施。

第五條　國務(wù)院住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門負責(zé)全國住房保障檔案管理工作。

縣級以上地方人民政府住房保障主管部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。

第六條　市、縣級人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作情況，在管理機構(gòu)、設(shè)施設(shè)備、管理經(jīng)費等方面，滿足檔案管理工作需要。

（一）明確檔案管理機構(gòu)，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（二）配備符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火、防漬、防塵、防高溫、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全；

（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。

第七條　住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識和技能，具體職責(zé)是：

（一）執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；

（二）對住房保障檔案材料進行收集、整理、歸檔、保管、利用等；

（三）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力；

（四）維護檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平。

第二章　歸檔范圍

第八條　住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案。各類住房保障檔案之間應(yīng)當(dāng)彼此關(guān)聯(lián)，相互印證。

第九條　住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（一）申請材料。包括申請書，申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產(chǎn)狀況證明，誠信申報記錄等相關(guān)材料；

（二）審核材料。包括審核表，審核部門對申請人的基本情況、住房狀況和收入、財產(chǎn)狀況等審核記錄；

（三）實施保障材料。包括輪候記錄、實施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補貼協(xié)議等相關(guān)材料；

（四）動態(tài)管理材料。包括對住房保障對象基本情況和住房、收入、財產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料，變更或者終止保障等動態(tài)變更材料。

第十條　住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（一）基本情況材料。包括房屋來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；

（二）使用管理情況材料。包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購置人、購置價格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。

第十一條　住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：

（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔；

（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。

電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進行認(rèn)定調(diào)整；對紙質(zhì)檔案材料存有疑義的，由住房保障主管部門組織核查鑒定后進行認(rèn)定調(diào)整。

第三章　歸檔管理

第十二條　住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內(nèi)完成歸檔。

住房保障對象動態(tài)管理材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。

第十三條　住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋分配使用后三個月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。

住房保障房源使用管理情況的動態(tài)變更材料應(yīng)當(dāng)定期歸入原檔，或者根據(jù)工作需要單獨立卷歸檔，并與原檔的案卷號建立對應(yīng)關(guān)系，便于檢索查閱。

第十四條　電子檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）等歸檔保管。

第十五條　住房保障文書檔案資料、會計檔案資料及其他具有保存價值的檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定及時立卷歸檔。

第十六條　住房保障檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對歸集的檔案材料進行查驗，確保其符合檔案管理要求；定期對已歸檔的住房保障檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補救措施。

對檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十七條　住房保障檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對住房保障檔案進行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。

第十八條　住房保障檔案管理機構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動，應(yīng)當(dāng)及時辦理交接手續(xù)。

第十九條　紙質(zhì)的住房保障對象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。

第二十條　住房保障檔案可以向市、縣城建檔案館移交，具體移交辦法由省級人民政府住房保障主管部門規(guī)定。

第二十一條　住房保障檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期開展檔案鑒定銷毀工作。由檔案管理、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對住房保障檔案進行鑒定銷毀，銷毀檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理檔案。

第四章　信息利用

第二十二條　市、縣級人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為房屋管理、使用、維護提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。

第二十三條　市、縣級人民政府住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權(quán)益。

第二十四條　住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對象的合法權(quán)益。

第五章　監(jiān)督管理

第二十五條　各級住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實履行職責(zé)，對住房保障檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。

第二十六條　有下列行為之一的，由縣級以上人民政府住房保障主管部門、有關(guān)主管部門對責(zé)任人員，依照《中華人民共和國公務(wù)員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)給予處分；構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）不按規(guī)定歸檔的；

（二）涂改、偽造檔案的；

（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；

（四）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

（五）其他違反檔案管理法律法規(guī)的行為。

第二十七條　任何單位和個人有權(quán)對違反本辦法規(guī)定的行為進行檢舉和控告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時核查處理。

第二十八條　對在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績的單位和個人，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎勵。

第六章　 附　則

第二十九條　各地可以參照本辦法建立棚戶區(qū)改造安置對象的相關(guān)檔案。

第三十條　各地可以根據(jù)本辦法，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，制定具體實施辦法。

第三十一條　本辦法自2013年1月1日起施行?！督ㄔO(shè)部關(guān)于印發(fā)<城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法>的通知》（建住房〔2006〕205號）同時廢止。