隨著近年來深圳人工成本不斷上升,不少企業(yè)紛紛搬遷。以制造業(yè)為例,歐菲光(聯(lián)想,華為等手機(jī)觸摸屏和攝像頭供應(yīng)商)已將主要生產(chǎn)基地由深圳公明搬至江西南昌,酷派手機(jī)生產(chǎn)基地搬到東莞松山湖,不少制造企業(yè)如今在江西南昌、吉安、新余等地建廠。就連深圳的名片“華為”,也要將終端產(chǎn)能整體搬到東莞。
公司搬遷,已成為不少hr職業(yè)生涯中必然經(jīng)歷的一個(gè)階段。當(dāng)公司確定搬遷,作為hr,應(yīng)該做些什么,以配合公司的整體變化?
確定搬遷時(shí)
以拿地為標(biāo)志,幾乎拿到地就確定了會(huì)搬遷。拿地只是非常前期的工作,后續(xù)還有非常多的手續(xù)需要辦理,完了才能蓋樓?!?jìng)渥ⅲ罕疚乃傅陌徇w是指較大規(guī)模的企業(yè)搬遷,所以肯定需要建立工業(yè)園和蓋樓。如果只是搬辦公室,可無視這段內(nèi)容?!?/p>
較小規(guī)模的公司搬遷,則以租賃到辦公場(chǎng)地為標(biāo)志。
核心員工溝通
公司搬遷是一項(xiàng)大事,可能出于某種需要,公司前期會(huì)將此事保密。但對(duì)于少數(shù)有保密意識(shí)且對(duì)公司來說非常核心的人員,則應(yīng)盡早分享信息。HR可建議老板召集核心人員開會(huì),就此事簡(jiǎn)短說明。與會(huì)人員必須足夠核心,同時(shí)不能漏人,確保所有核心人員得到關(guān)于公司搬遷的第一手消息。
我們選擇第一時(shí)間讓核心人員知道公司搬遷計(jì)劃,是為了留下他們。接下來,就要在如何穩(wěn)定核心人員,使其愿意跟隨公司上做文章了。
統(tǒng)一開會(huì)之后,還需從上往下,一層層溝通。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要了解核心人員的主要顧慮和困難,想辦法解決。部門溝通不下來的,由人力資源部出面,再次溝通。公司能力范圍內(nèi)能夠解決的問題,可當(dāng)面承諾。在此基礎(chǔ)上,再從薪資、福利、晉升空間等方面著手考慮,制定一套可行方案。 (核心人員在公司畢竟是少數(shù),作為特殊群體,公司對(duì)核心人員的政策和對(duì)其他員工一般會(huì)有所區(qū)別。)
大多數(shù)公司的核心人員,應(yīng)該是伴隨公司較長(zhǎng)時(shí)間的老員工了,對(duì)公司的認(rèn)可度高,忠誠度也不低。當(dāng)他們看到公司如此為自己著想,再加上心中已有的高忠誠度,是大部分人很容易決定跟隨公司。這部分人群是公司最寶貴的資產(chǎn),只要條件允許,就要努力爭(zhēng)取全部留下。部分核心人員可能出于家庭等方面的原因,不能馬上答應(yīng)跟隨公司;這需要有人跟進(jìn),每隔一段時(shí)間了解一次情況。
全體員工溝通
核心員工溝通完之后,再向全體員工公布。公布渠道和時(shí)間點(diǎn)特別重要。根據(jù)公司文化,可以選擇非正式公布和正式公布。筆者認(rèn)為兩種方式皆可行,只要與公司固有文化一致就行。對(duì)于傳統(tǒng)行業(yè),筆者建議通過官方渠道發(fā)布搬遷通知。
員工一旦知道公司的搬遷計(jì)劃,會(huì)產(chǎn)生觀望態(tài)度,情形不好時(shí)可能就會(huì)離公司而去。有些公司為避免此類情況,將搬遷計(jì)劃放到最后一刻才予以公布,筆者認(rèn)為現(xiàn)在的員工都不傻,獲取信息的途徑非常多,所以更推薦相互尊重、提前溝通、以坦誠心態(tài)和真誠態(tài)度獲得員工認(rèn)同和追隨。即使真的有人觀望或者放棄跟隨公司,他們也有足夠時(shí)間考慮何去何從,相比搬遷前再告知員工的方式,提前告知員工更為人性化。對(duì)于大部分處于觀望狀態(tài)的員工,HR應(yīng)從政策方面吸引他們跟隨公司,指引他們一點(diǎn)一點(diǎn)地看到公司的好,愿意跟隨公司的步伐。
解決員工關(guān)注的問題
在公布之后,人力資源部應(yīng)及時(shí)將各種能提供的人力資源政策措施整理好,核算成本,報(bào)公司高層審批。然后針對(duì)員工關(guān)注的問題,統(tǒng)一公布解決措施。
通常來說,員工關(guān)注的問題包括辦公條件、居住條件、通勤成本、薪資福利、社會(huì)保險(xiǎn)、飲食成本、擬搬遷地的環(huán)境等。 HR可根據(jù)以上內(nèi)容,將辦公場(chǎng)所和住宿小區(qū)效果圖發(fā)給員工;較多同事離公司新辦公地址較遠(yuǎn)時(shí),HR可在通勤方面多做考慮;若是跨區(qū)域搬遷,則應(yīng)將薪資福利等確認(rèn)清楚,尤其是社保和公積金等因城市而繳交水平不同的項(xiàng)目、以及與員工利益相關(guān)的落戶政策和居住證獲得條件等;HR可實(shí)地考察搬遷地周邊環(huán)境,以照片或視頻方式展示給員工。
更多工作隱藏在以上內(nèi)容后面,如通勤問題如何解決,住宿如何安排,薪資福利如何安排等,既要便利員工、為員工著想,又要控制成本。這對(duì)HR是很大的考驗(yàn)。
通勤
在深圳市內(nèi)搬遷,通勤問題相對(duì)容易解決。如果公司不安排班車,可給予交通補(bǔ)貼,。如果從市區(qū)搬遷到交通不便或者偏遠(yuǎn)地區(qū),最好提供免費(fèi)班車,既節(jié)省員工通勤時(shí)間,又利于公司控制成本。如果搬遷到外市,可以提供一周兩至三次往返深圳的班車,便于有家庭的員工照顧家庭。
若公司決定提供班車,則需設(shè)計(jì)合理的班車路線。人力資源部或行政部應(yīng)收集坐車需求,根據(jù)員工提供的住址,安排幾條時(shí)長(zhǎng)相差不大、人數(shù)相對(duì)合適的路線,爭(zhēng)取讓所有員工都能就近上下車,且通勤時(shí)間不會(huì)相差太大。路線初步確定后,應(yīng)安排人員試走一次,記錄出發(fā)時(shí)間和到各站點(diǎn)的時(shí)間,以利后期調(diào)整。
住宿
不論從員工角度還是公司角度考慮,最好的辦法是員工能夠到新址附近住宿。
但是,要讓員工暫時(shí)與家人分開,或是離開自己熟悉的圈子,終究是一件有難度的事。因此,人力資源部或者行政部要盡可能提供便利的、符合員工需求的、有品質(zhì)的住宿條件,讓員工樂意搬家。
住宿地離新公司的距離建議控制在步行30分鐘以內(nèi),宿舍干凈整潔,收費(fèi)適中。公司可考慮主動(dòng)提供住宿補(bǔ)貼,減輕員工的負(fù)擔(dān)。
員工也有員工的顧慮。當(dāng)正式知道搬遷計(jì)劃后,他們肯定會(huì)提出問題。此時(shí),人力資源部需安排專人,收集員工普遍關(guān)注的問題。再結(jié)合公司層面的考慮,一一回復(fù)。
員工的問題可能五花八門,作為HR,不能不耐煩,不能嘲笑,更不能無視,而應(yīng)該嚴(yán)肅對(duì)待每一個(gè)問題,認(rèn)真回復(fù)。對(duì)于集中提到的問題,統(tǒng)一回復(fù),以讓更多員工了解清楚。
對(duì)于多次問到或者被多人關(guān)注的問題,HR可定期以正式文檔形式發(fā)出Q
人員動(dòng)向跟進(jìn)
HR應(yīng)隔一段時(shí)間了解一次人員動(dòng)向,具體實(shí)施可由部門負(fù)責(zé)人配合。針對(duì)猶豫的同事,重點(diǎn)了解原因;需要?jiǎng)佑霉举Y源解決的問題(比如學(xué)位),可以集中反饋,定期給予反饋結(jié)果,解除員工后顧之憂。
對(duì)于猶豫不決的或者不愿前往的員工,公司不能因此對(duì)他們有偏見。在調(diào)薪、福利等方面,HR還應(yīng)一視同仁;工作安排上,則要考慮到未來的情形,提前做好準(zhǔn)備。
合同變更
從程序上講,當(dāng)搬遷時(shí)間越來越近,員工完全確定了動(dòng)向之后,HR應(yīng)組織變更合同。(原合同工作地點(diǎn)沒發(fā)生變化的,則不需要。)原有合同未到期的,直接簽訂變更協(xié)議,作為原合同的補(bǔ)充條款;原有合同到期需要續(xù)簽的,提前確定好續(xù)簽的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn),將變更內(nèi)容列入合同條款,簽訂合同。公司搬遷涉及到員工補(bǔ)償?shù)?,HR單獨(dú)找員工協(xié)商,一旦確定,即簽訂協(xié)議,書面約定雙方權(quán)利義務(wù)。深圳市內(nèi)搬遷,按目前政策,不用補(bǔ)償;往深圳市外搬遷,如員工不愿前往,法律是支持員工的。
在變更合同前,HR應(yīng)對(duì)員工動(dòng)向有粗略估計(jì),做好補(bǔ)償預(yù)算。不少企業(yè)老板不懂勞動(dòng)合同法,可能不愿補(bǔ)償,HR應(yīng)說服公司領(lǐng)導(dǎo)人和員工雙方,盡量協(xié)商達(dá)成一致,避免仲裁?,F(xiàn)行勞動(dòng)合同法在很多方面更保護(hù)員工,因此有些員工自恃有理,不配合公司和HR的工作。HR應(yīng)盡本分,與員工正式溝通,若遇到不講理的員工,不能認(rèn)真配合工作,可能要做好仲裁的準(zhǔn)備。
這一階段,HR除了確保跟隨公司搬遷的員工都已變更好合同,還要與不愿前往的員工溝通、協(xié)商,爭(zhēng)取最好的處理結(jié)果。實(shí)在不能爭(zhēng)取、有可能仲裁的,要保留好過程中的證據(jù)。
對(duì)于搬遷造成的人員流失,HR需要做到心中有數(shù)。一邊安排搬遷事宜,一邊做好搬遷后招聘計(jì)劃。
搬遷中
員工跟進(jìn)
極個(gè)別員工可能一直拖到搬遷時(shí),仍然沒能決定去留。對(duì)于這種人,hr要特別注意跟進(jìn)他們的想法。實(shí)在不能跟隨公司搬遷的,要溝通好工作交接事宜,只有工作交接完成好了,才能離開。
謹(jǐn)防員工不辭而別
非常非常少的員工會(huì)不辭而別,但HR不能大意,尤其是技術(shù)公司的HR.可能一個(gè)員工的流失,會(huì)讓一項(xiàng)工作在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)處于混亂狀態(tài),給公司帶來較大損失。即使員工之前愿意跟隨公司搬遷,也簽了變更合同的協(xié)議書,也有可能反悔。所以,對(duì)于比較猶豫或者臨到搬遷前才決定的員工,還應(yīng)多一些關(guān)心。
搬遷后
員工適應(yīng)情況跟進(jìn)
深圳是一個(gè)服務(wù)水平較高的城市,若公司搬遷到外市,外市的服務(wù)水平肯定無法與深圳比,員工在與當(dāng)?shù)貑挝淮蚪坏罆r(shí),就會(huì)產(chǎn)生巨大的心理落差。在公共設(shè)施配套、周邊環(huán)境等方面,外市絕大多數(shù)情況下也比不上深圳。搬遷后,HR要特別注意跟進(jìn)員工的心理,了解員工在生活工作中遇到了哪些問題,對(duì)此反應(yīng)如何。有的員工可能會(huì)不適應(yīng),但也不會(huì)主動(dòng)提出來,當(dāng)他覺得承受不住時(shí),便會(huì)選擇離職。HR盡可能跟進(jìn)、了解、疏導(dǎo),能夠由公司統(tǒng)一辦的工作(如社???、居住證等),盡量由公司統(tǒng)一辦理。
補(bǔ)充流失人員
搬遷,免不了有人員流失,HR在搬遷前的重點(diǎn)是保留現(xiàn)有員工,搬遷后則增加了一項(xiàng)重點(diǎn):快速補(bǔ)充流失人員。別小看這件事,別當(dāng)作是一項(xiàng)普通招聘工作。在新的辦公地,HR要根據(jù)當(dāng)?shù)厍闆r,在薪資福利政策、招聘流程、任職資格和入職要求等方面做出調(diào)整,形成一套適合當(dāng)?shù)厍闆r的人力政策,吸引當(dāng)?shù)厝瞬偶尤牍尽?/p>
嚴(yán)格地說,這項(xiàng)工作在搬遷前就啟動(dòng)了。比如HR已經(jīng)確定了需求數(shù)量、當(dāng)?shù)厝肆Y源狀況、可以合作的招聘網(wǎng)站或者學(xué)校等。只是,招聘的具體工作和人員入職是在搬遷后。
總結(jié)
對(duì)于HR來說,公司搬遷的整體流程并不復(fù)雜,但在實(shí)操過程中,會(huì)遇到困難。如,針對(duì)員工所關(guān)心的問題提出解決方案。這里包含薪資福利制度是否可以繼續(xù)執(zhí)行,如不行,應(yīng)如何調(diào)整。員工在本地工作多年,社保公積金都在本地繳納,此時(shí)搬遷外地,社保公積金如何處理?轉(zhuǎn)到外地,可能享受不了本地的養(yǎng)老了;仍在本地交,公司都搬走了,如何交?現(xiàn)在通勤時(shí)間為一天1小時(shí),搬遷后變?yōu)橐惶?小時(shí),如何幫助員工快速適應(yīng)?如果員工奔波一段時(shí)間后,身體吃不消,要在公司新址住宿,能否安排?如何安排?等等,類似問題,都需要HR提前考慮,整體規(guī)劃。
員工對(duì)于公司搬遷也有不同的反應(yīng)。HR應(yīng)盡可能地為員工和公司提供便利,將工作提前做好,減少人員流失,這是HR的職責(zé),也是HR能力的體現(xiàn)。
來源:人網(wǎng)HR經(jīng)理俱樂部——云在天上
新聞來源:中人網(wǎng)
相關(guān)文章